Как ведется журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки? Журнал регистрации приказов на командировку образец Правила ведения журнала учета командировок

Внесенные в 2015 году в трудовое законодательство РФ изменения (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и от 29.07.2015 N 771) привели к изменению многолетнего и привычного документооборота в части оформления различных документов, составляемых при направлении сотрудников в командировки. Из настоящей статьи вы сможете узнать, как оформить командировку сотруднику в 2017 году без ошибок.

Командировочное удостоверение, служебное задание, журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

Напомним, с 08.01.2015 по общему правилу составление как командировочного удостоверения, так и служебного задания не требуется (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595). Но работодатель во внутренних документах организации (локальных нормативных актах), действующих на предприятии, может предусмотреть, что оформление командировки должно осуществляться с использованием данных документов (ст. ст. 8 , 22 Трудового кодекса РФ). Если такое решение работодателем будет принято, то при убытии работника в командировку оба документа (и командировочное удостоверение, и служебное задание) подлежат составлению согласно установленному работодателем порядку.

Таким образом, командировки в 2017 году оформляем и оплачиваем уже без применения привычных форм — командировочного удостоверения и служебного задания.

С 08.08.2015 работодатель освобожден от заполнения и ведения еще одной ранее обязательной формы — журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки (постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771).

Документы, составляемые при направлении в командировку

С отказом законодателя от такого обязательного требования к работодателю (и работнику), как составление командировочного удостоверения и служебного задания, процедура оформления командировок стала существенно проще. Сейчас работодатель должен оформить следующие документы для командировки в 2017 году:

• письменное решение (приказ, распоряжение) работодателя о направлении работника в командировку (ст. 166 Трудового кодекса РФ , п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)). Данный приказ (распоряжение) может быть составлен работодателем по форме, разработанной самостоятельно (с обязательным утверждением локальным нормативным актом), или оформлен по унифицированной форме N Т-9 , утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. В таком приказе (распоряжении) отражается цель командировки сотрудника. Если для выполнения задания руководства или по иным причинам сотрудник должен выехать в командировку на собственном или служебном транспорте, об этом также указывается в приказе (распоряжении) (п. 7 Положения). В приказе (распоряжении) также отражается основание командирования сотрудника в другую организацию, например служебная записка работника (его непосредственного руководителя), договор с контрагентом работодателя и т.д.;

• авансовый отчет работника о произведенных им расходах (п. 26 Положения). В бюджетных организациях такой авансовый отчет составляется по унифицированной форме № 0504505 , утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н, а во внебюджетных организациях — по форме № АО-1 , утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Рабочее время сотрудника, который был в служебной командировке, отражается работодателем в табеле учета рабочего времени. Унифицированная форма данного табеля (форма N Т-13) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

С применением аналогичных документов производится и оформление заграничных командировок.

Расскажем, как заполнить и вести книгу учета командировок сотрудников предприятия. Научим оформлять такой журнал в электронном виде.

Скачайте документы по теме:

Для чего вести журнал регистрации командировочных удостоверений

С 2015 года обязанность оформлять командировочные удостоверения и служебные задания отменили. Теперь служебную поездку сотрудника по заданию работодателя подтверждает только приказ о направлении в командировку.

Образец приказа о направлении сотрудника в командировку

Многие работодатели до сих пор используют при оформлении служебных поездок наряду с приказом и второй документ - командировочное удостоверение. С ним легче контролировать начало и завершение командировки, факт того, что работник выполнил поручение. Наличие командировочного удостоверения облегчает и самому работнику передвижение по территории предприятия, куда его направили со служебным заданием.

Независимо от того, выдает организация сотрудникам командировочные удостоверения или нет, служебную поездку надо зафиксировать. Для этого на предприятии ведут специальный журнал учета работников, которые выбывают в командировку, или журнал регистрации командировочных удостоверений.

Удобнее объединить всю информацию о командировках в одном журнале. Тогда не придется поднимать все приказы, чтобы получить нужную информацию о деталях командировки. Работодатель, в соответствии с действующим законодательством, может сам решать, использовать ли в делопроизводстве организации такой журнал.

Вести журнал учета регистрации командировочных удостоверений, как правило, поручают сотруднику, в функционал которого входит оформление документов на служебные поездки, - кадровику или секретарю. Ответственного назначают приказом руководителя. Главное, чтобы эта обязанность была прописала в должностной инструкции исполнителя.

Форма журнала регистрации командировочных удостоверений

До 2015 года компании использовали форму журнала учета командировок, утвержденную приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 №739н. Сейчас приказ отменен, но многие организации до сих пор используют эту форму.

Журнал регистрации командировочных удостоверений, образец, который вы используете в делопроизводстве в вашей компании, нужно утвердить локальным актом или, например, инструкцией по делопроизводству. Разрабатывая собственную форму учета такой книги, продумайте, какие сведения нужно в нее внести, чтобы информацию о служебных поездках была максимально полной.

Журнал удобнее вести в табличной форме. Внутри предусмотреть такие графы:

• номер и дата приказа о направлении сотрудника в командировку;
• основание для направления в командировку (реквизиты служебной записки, номер и дата договора);
• номер и дата командировочного удостоверения;
• ФИО сотрудника, который едет в командировку;
• должность командируемого и структурное подразделение, в котором он числится;
• населенный пункт и наименование организации, куда направляют сотрудника;
• продолжительность командировки - дата начала и завершения;
• цель служебной поездки.

Образец журнала учета командировочных удостоверений

Журнал учета командировок удобно вести в электронном виде. Для этого подойдет, например, Excel.

Пример электронного журнала учета командировок

Как оформить журнал регистрации командировочных удостоверений в бумажном виде

Если журнал регистрации командировочных удостоверений в организации решили вести на бумаге, оформить документ нужно по стандартным правилам. Пронумеруйте и прошнуруйте все его страницы, опломбируйте его бумажной пломбой с надписью: «В журнале пронумеровано и прошнуровано ___ страниц». Поставьте подпись с указанием должности и дату.

Журнал должен иметь титульный лист или же соответствующий заголовок на обложке. В заголовке или титульном листе укажите наименование компании и название журнала, а также год, в течение которого он будет вестись. Такие журналы ведутся в течение одного года и, по его завершении, передаются на хранение в архив организации.

В больших компаниях, сотрудники которых часто отправляются в командировки, целесообразно снабдить журнал твердым переплетом, обеспечив его целостность в течение всего срока использования.

Как и сколько хранить журнал регистрации командировочных удостоверений

Текущее хранение журнала осуществляет ответственный исполнитель. Специальных условий хранения для этого вида документов не предусмотрено, но все же лучше хранить журнал в закрываемом на ключ шкафу, ограничив доступ к нему посторонним лицам.

В соответствии с действующим сегодня Перечнем типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения , утвержденным приказом № 558 Министерства культуры РФ, хранить журнал учета командировок нужно 3 года.

По истечении срока хранения, журналы утилизируют в установленном порядке. Утилизацию компания организовать своими силами, например, сжечь документ, использовать резак. Можно заключить договор со специализированной организацией, которая занимается уничтожением документов.

Порядок оформления командировок менялся неоднократно. Новые правила значительно упростили работу компаниям. В статье мы разберем документальное оформление командировки в 2017 году и расскажем, какие документы обязательны для составления, а какие – нет.

См. также: Командировочные расходы в 2017 году: изменения, свежие новости

Распоряжение руководителя о командировке в 2017 году

Направить работника в командировку можно только по письменному распоряжению руководителя. С этого и начинается документальное оформление командировки в 2017 году.

Такое распоряжение можно сделать в виде приказа о назначении командировки. Необходимость в этом документе продиктована нормами трудового и смежного законодательства (ч. 1 ст. 166 ТК РФ и абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

Как следует из указанных норм, служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководства. В данном случае своим распоряжением, руководитель компании подтверждает служебный характер командировки.

Оформить приказ о командировке можно с помощью унифицированной формы № Т-9 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1) или разработать свой бланк. Как это сделали наши эксперты, посмотрите образец ниже.

Напоминаем, что с 1 января 2013 года компании больше не обязаны применять унифицированные формы документов. Это стало возможным после вступления в силу пункта 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ.

Надо ли составлять командировочное удостоверение в 2017 году

Не требует в обязательном порядке составления (подп. «в», п. 2 Постановления Правительства РФ от 29.12.14 № 1595). Но компания может оформлять его по своему желанию (образец ниже).

До этого времени о необходимости оформления командировочного удостоверения было прямо написано в пункте 7 Положения. Удостоверение подтверждало срок пребывания работника в командировке. В нем указывались дата приезда к месту назначения и дата выезда оттуда.

Помимо командировочного удостоверения ни Трудовой кодекс, ни Положение о командировках не требуют обязательного составления .

Но не стоит забывать, что работодатель вправе принимать локальный нормативные акты (ЛНА) в рамках своей компетенции, в которых может прописать необходимость оформления данных документов (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

В своих ЛНА работодатель также может прописать порядок составления командировочных документов, определить их форму и содержание. И такие нормативные акты работодателя обязательны для применения (ч. 2 ст. 5, абз. 4 ч. 2 ст. 21, ч. 1 ст. 189 ТК РФ).

Не допустить ошибок при оформлении кадровых документов, вам поможет журнал «Зарплата». При сейчас Вы получаете сразу несколько бонусов. Выберите .

Не требует от работодателя ведения специального журнала по выбывшим в командировки работникам. Но он вправе это сделать самостоятельно.

Соответствующие положения также могут быть предусмотрены в соответствующем локальном акте. Но вот, что работодатель точно обязан делать, так это вести учет отработанного времени каждым работником, в том числе и командированным (п. 4 ст. 91 ТК РФ).

Для этого можно использовать (форма № Т-13), время, отработанное командированным работником заносится в табель на основании приказа о командировке. При заполнении соответствующих граф в табеле командировочные дни отмечаются буквой – К или цифровым кодом – 06.

Оформление каждой командировки предполагает выпуск приказа и начисление командировочных. В то же время, в организациях ведут и общий документ по всем рабочим поездкам - журнал их учета. Журнал учета командировок в 2017 году должен содержать информацию как о поездках собственных работников фирмы, так и о визитах в компанию чужих сотрудников, приехавших в командировку.

Давайте рассмотрим подробнее:

• обязательно ли ведение журнала учета командировок;
• внесение информации в журнал учета командировок;
• образцы журналов учета командировок.

Обязательно ли ведение журнала учета командировок

Сами командировки регламентируются приказами руководителя. Поэтому логичным будет вопрос, обязательно ли ведение журнала учета командировок? Нужно ли дублировать информацию из приказов в общем журнале? С недавнего времени вести журнал учета командировок необязательно. Требование к наличию такого журнала было отменено Постановлением Правительства РФ № 771 от 29 июля 2015 года.

Однако, многие компании сохранили такие журналы добровольно. Такое право по-прежнему есть у всех работодателей, и в некоторых случаях учет командировок может помочь. Для чего может пригодиться журнал учета рабочих поездок? Он может служить косвенным доказательством в разрешении спорных вопросов:

• В налоговой сфере, если нужно подтвердить расходы на командировки сотрудников
• При расчетах с сотрудниками, а также между филиалами и главным подразделением компании, если нужно проверить обоснованность затрат
• В работе с фирмами-партнерами, заказчиками и подрядчиками: для подтверждения затрат на выполнение той или иной работы, проверки присутствия сотрудника в месте, куда он был командирован

Вся эта информация содержится и в других документах. Сроки и место командировок указываются в приказах, подтвердить их могут проездные документы и чеки из гостиниц. Но журнал учета командировок позволяет обобщить эти данные. При необходимости можно будет быстро сделать выборку данных по конкретным сотрудникам, выбранному периоду или по компании-партнеру.

Внесение информации в журнал учета командировок

Форма журнала по учету рабочих поездок была установлена приказом Минздравсоцразвития России № 739н от 11.09.2009. Тогда он предусматривался как обязательный. Сейчас нет необходимости иметь журнал установленного образца. Если предприятие хочет обобщить данные по поездкам, внесение информации в журнал учета командировок можно организовать в свободном порядке. Но, чтобы журнал мог использоваться как документ в спорных случаях, лучше вести его по ранее установленному образцу. Что нужно отмечать в журнале:

• Фамилию, имя и отчество сотрудника
• Номер и дату выдачи командировочного удостоверения
• Место командировки (название организации и населенный пункт, где она находится)
• Подразделение и должность сотрудника, направленного в командировку
• Номер и дату приказа о командировке
• Даты отъезда и возвращения
• Дату подачи отчета о командировке
• Дополнительную информацию в графе «Примечание»

Нужно помнить, что сейчас отменены и некоторые документы, данные которых раньше нужно было указывать в журнале учета. Это командировочное удостоверение и отчет о командировке. Если организация отказалась от их оформления, то в соответствующих графах журнала можно ставить прочерки. Так специалисты по кадрам поступали с января по август 2015 года, когда командировочные удостоверения, служебные задания, отчеты уже были отменены, а журналы учета командировок все еще были обязательными.

Напомним, такие журналы можно вести как для учета командировок своих сотрудников, так и для учета прибывших командированных из других организаций.

Образцы журналов учета командировок

В форме журнала, установленной в Постановлением № 739н, было предусмотрено 11 столбцов для внесения различных данных. Далее представлены образцы журналов учета командировок.

Хранить такие журналы нужно было в течение пяти лет. Сейчас сроки хранения остаются на усмотрение руководства организации в связи с отменой обязательного ведения журналов. Заполнять журналы удобнее сотрудникам отдела кадров, ответственным за оформление рабочих поездок.

Вложенные файлы

• Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (образец).doc
• Журнал учета работников, выбывающих в командировки (образец).doc

Доступно только подписчикам

• Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (бланк).doc
• Журнал учета работников, выбывающих в командировки (бланк).doc